התמנית לוועדת ביקורת בעמותה – ברכות על המינוי ! אבל מה בדיוק עושים עכשיו ?
חשוב לדעת ! על חבר או חברה בוועדת הביקורת של העמותה מוטלת אחריות כבדה ובשנים האחרונות התפתחה בפסיקה ובדרישות רשם העמותות שלחברי ועדת הביקורת תהיה מיומנות הנדרשת מהם לשמש בתפקיד אשר כוללת, בין היתר, גם את היכולת לבדוק את הדוחות הכספיים ופנקסי חשבונות ואף לבחון את מערך הביקורת הפנימית בעמותה, ליקויים בניהולה ודרכים לתיקון הליקויים.
בהתאם לכך, על חברי ועדת הביקורת לעשות את כל אלה:
- לקיים דיון בדו"ח הכספי ודו"ח המילולי של העמותה ולהגיש את ההמלצות שלהם לוועד המנהל ולאסיפה הכללית.
- לבחון את תכנית העבודה של המבקר הפנימי, לפני שהיא מוגשת לאישור הועד המנהל של העמותה ולהציע הצעות לשינוי (ככל שהדבר נדרש) בקשר עם הצרכים המיוחדים של העמותה והיקף פעילותה.
- לבחון שלרשות המבקר הפנימי עומדים כל המשאבים והכלים הנחוצים לו לצורך מילוי תפקידו
- לבצע בדיקה כללית של פעילות העמותה, לעקוב אחר יישום ההמלצות שניתנו בעבר על ידי חברי ועדת הביקורת ולערוך ביקורת לתהליכי עבודה, נהלים, תשלומי השכר בעמותה, הניהול התקין שלה והכל תוך הקפדה על יעדים של חיסכון, יעילות, אפקטיביות וטוהר מידות.
- במידה וחברי הועדה מצאו ליקוי מהותי כלשהו, עליהם לקיים לפחות ישיבה אחת במסגרתה ידונו בליקוי שנמצא (ללא השתתפות נושא משרה בעמותה) יחד עם המבקר הפנימי או רואה החשבון המבקר של העמותה.
ועדת הביקורת או הגוף המבקר יתנו לגורם המבוקר את ההזדמנות לפרט בפניהם את עמדתו בנוגע לליקוי שנמצא על ידם וכן רשאים לבקש מנושא משרה בעמותה להציג בפניהם כל נושא שנוגע לתחום אחריותו.
- ועדת הביקורת או הגוף המבקר, אחראי לבחון את היקף עבודתו ואת שכרו של רואה החשבון ולהביא את המלצותיהם בפני האסיפה הכללית או ועד העמותה.
- לקבוע הסדרים לגבי אופן הטיפול בתלונות של עובדי העמותה בקשר לליקויים בניהול ענייניה ולגבי ההגנה שתינתן לעובדים שהתלוננו כאמור.
חשוב לדעת ! לצורך ביצוע תפקידם – רשאים חברי ועדת הביקורת או הגוף המבקר, לעיין בכל עת, בפנקסי החשבונות של העמותה ובכל המסמכים הרלוונטיים לפנקסים אלה ואף רשאים לצלם אותם.
כמו כן, רשאים חברי ועדת הביקורת או הגוף המבקר, לפנות ולקבל מכל חבר ועד, נושא משרה ועובד בעמותה כל מסמך שברשותם וכל מידע אחר שדרוש להם לפי שיקול דעתם, לצורך מילוי תפקידם.
כל מי שאינו חבר בוועדת הביקורת או בגוף המבקר, לא יהיה רשאי להיות נוכח בזמן ישיבות הועדה או בזמן קבלת ההחלטות, אלא אם קבע יו"ר הועדה כי אותו אדם דרוש לצורך הצגת נושא מסוים.
בהתאם לכך, עובד העמותה רשאי להיות נוכח בישיבות הועד אם הועדה ביקשה זאת אולם בכל מקרה כל החלטה שתתקבל על ידי הועדה – תתקבל ללא נוכחותו .
אם לעמותה יש יועץ משפטי או מזכיר והועדה ביקשה את נוכחותם, רשאים היועמ"ש או המזכיר להיות נוכחים גם בזמן הדיון וגם בזמן קבלת ההחלטות.
רואה החשבון של העמותה רשאי להשתתף בישיבה שעניינה ביקורת על הדוחות הכספיים של העמותה ועל חברי ועדת הביקורת או הגוף המבקר לוודא כי הומצאה לו הודעה בדבר קיומה של ישיבה שכזו.
על חברי ועדת הביקורת או הגוף המבקר, לערוך דו"ח ביקורת לפחות פעם בשנה, אשר יכלול את כל הממצאים שהתגלו בעבודת ועדת הביקורת או הגוף המבקר וכן את המלצות והתייחסות הועדה או הגוף המבקר לתיקון ליקויים שהתגלו בעבר.
מסקנות ועדת הביקורת ודו"ח הביקורת יוצגו בפני הועד המנהל של העמותה ובפני האסיפה הכללית .
עוד על תפקיד האסיפה הכללית במאמר: תפקידי האסיפה הכללית בעמותה עוד על תפקידי הועד המנהל בעמותה במאמר: תפקידי הועד המנהל של העמותה וסמכויותיו
* אין באמור במאמר זה, אשר מהווה תמצית של חוק העמותות ותקנותיו ונועד על מנת להציג באופן פשוט ונגיש את המידע לקורא כדי להוות ייעוץ או חוות דעת משפטית ואלה נדרשים לקבל ייעוץ משפטי מקצועי לפני ביצוע כל פעולה המסתמכת על הדברים האמורים.